Resposta direta
Compare ECM pelo custo total de propriedade, com o mesmo período e o mesmo escopo. Inclua implantação, migração, infraestrutura, armazenamento, operação, suporte e saída. O modelo dedicado pode atender necessidades específicas, mas não é sempre a opção de menor custo.
O problema que o projeto precisa resolver
Uma proposta apresenta valor por usuário e outra apresenta mensalidade de infraestrutura. Sem normalizar armazenamento, suporte e migração, o menor preço da tabela pode produzir um projeto mais caro. A comparação deve explicitar premissas e cenários de crescimento.
Como estruturar a execução
Fixar o cenário de uso
Registre usuários simultâneos, volume inicial, crescimento, integrações, requisitos de disponibilidade e níveis de atendimento. Inclua ambientes de teste e regras de saída. Use a mesma base em todas as propostas.
Separar custos únicos e recorrentes
Liste diagnóstico, parametrização, importação e treinamento de um lado; infraestrutura, licenças aplicáveis, backup e operação de outro. Identifique itens cobrados por consumo e reajustes contratuais.
Simular crescimento e saída
Projete o período escolhido e teste aumento de volume e usuários. Calcule exportação, transferência e migração futura. Solicite demonstração da portabilidade de arquivos, metadados e histórico que o contrato promete entregar.
Controles e evidências para o aceite
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Comparabilidade | Cenário único anexado às propostas | Compras |
| Completude | Planilha com itens incluídos e excluídos | Finanças |
| Portabilidade | Teste de exportação e condições de saída | TI e jurídico |
Os papéis são sugestões de organização do trabalho. Defina os responsáveis e as alçadas do seu projeto antes de executar ações sobre o acervo.
Exemplo didático de aplicação
Considere um exemplo didático sem valores comerciais: o primeiro fornecedor cobra implantação mais usuários; o segundo cobra operação dedicada mais armazenamento. Multiplique cada recorrência pelo mesmo número de meses e some migração, backup e saída. Mostre os itens desconhecidos em vez de preenchê-los com zero. A decisão precisa considerar serviço e risco, além da soma.
Vídeo: três etapas do guia
Aula visual de 24 segundos, sem narração, com texto na tela, legendas e transcrição. Use o manual para os detalhes de execução.
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Perguntas frequentes
Open source significa custo zero?
Não. O custo operacional e o trabalho de implantação devem entrar no orçamento.
Como obter preço Arquindex?
Informe volumes, usuários, integrações e nível de serviço para receber um escopo e condições comerciais atuais.
Qual fórmula usar?
TCO do período = custos iniciais + soma dos custos recorrentes + consumo previsto + custos de saída estimados, sem dupla contagem.
Notícias e referências oficiais
CONARQ: diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis
Referência de arquivo ·
Referência técnica sobre a segunda versão das diretrizes RDC-Arq. Material de referência, sem indicação de nova alteração normativa nesta data.
Ler publicação oficialProjeto a partir de Belo Horizonte, com escopo nacional
A Arquindex apresenta este guia para compradores, finanças e gestores de tecnologia avaliando GED e ECM. Para planejar um atendimento em BH, na Região Metropolitana ou em outra cidade, informe local do acervo, volume, suporte, restrições de acesso e entregáveis esperados. A proposta deve confirmar logística, execução remota ou presencial e cobertura antes da contratação.
Em projetos com coleta física, registre origem, transporte, conferência e devolução. Em projetos digitais, defina canal de transferência, acesso, janela de migração e aceite. Esses fatores variam conforme o local e o ambiente do cliente.
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Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
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